Опись документов и акт об уничтожении

По результатам экспертизы ценности документов сотрудники Архивной службы города Москвы составляют опись документов постоянного и длительного сроков хранения и акт о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Выделение документов для уничтожения и составление об этом акта производятся после подготовки описи дел постоянного и длительного сроков хранения за этот же период. Акты о выделении документов для уничтожения, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. В учреждениях, передающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем учреждения после утверждения описей дел постоянного хранения ЭК соответствующего государственного архива.

После утверждения акта о выделении документов для уничтожения работники делопроизводственной службы или архивного подразделения учреждения сдают указанные документы в хозяйственную службу учреждения или предприятиям по заготовке вторичного сырья. Документы учреждения группируют в дела по окончании делопроизводственного года.

Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат следующему оформлению:
подшивка в обложку из твердого картона, нумерация листов в деле;
составление итоговой надписи; составление (в случае необходимости) внутренней описи документов;
оформление обложки дела.

Документы временного срока хранения, сформированные в дела, не подшивают, листы не нумеруют, элементы оформления обложки не уточняют.

По окончании делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и длительного сроков хранения вносят необходимые уточнения, проверяют соответствие заглавий дел на обложке содержанию подшитых документов. Описи дел ведут в течение нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. Описи дел структурных подразделений являются основанием для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, по которым дела передают на хранение в государственный архив. Сводная опись дел постоянного срока хранения учреждения составляется в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению ЭК соответствующего государственного архива через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Для утверждения в государственный архив, сотрудники Архивной службы города Москвы направляют все четыре экземпляра описей, один из которых после утверждения оставляют в государственном архиве, а остальные возвращают учреждению. В соответствии с утвержденными описями учреждение обязано передавать дела в государственный архив в установленные сроки. Сводные описи дел длительного срока хранения составляют в двух экземплярах и оформляют так же, как и описи на дела постоянного хранения. Описи дел длительного срока хранения государственный архив не утверждает.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения совместно с регистрационными журналами, контрольно-учетными карточками на документы передают в архивное подразделение учреждения через два года после завершения их в делопроизводстве (например, дела за 1994 год передают в архивное подразделение в 1997 году). Дела временного срока хранения передают в архивное подразделение учреждения по усмотрению руководителя учреждения.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, а также умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных или частных документов являются незаконными и влекут за собой ответственность согласно действующему законодательству Росийской Федерации.

Всегда с Вами
сотрудники Архивной службы города Москвы