Экспертиза ценности документов

При упорядочении документов организации наиболее сложным является ком­плекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив. Состав документов архивного фонда организации определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.

Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда организации.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

-    определение состава документов организаций, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору и передаче в архивы организации, а затем государст­венные архивы на постоянное хранение;

-    определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;

-    выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется сте­пень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное отражение деятельности фондообразователя - источника комплектования государствен­ных архивов

При проведении экспертизы ценности документов и отборе их на постоянное хранение необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

Одним из  критерием происхождения  является  функционально-целевое значение организации, в результате деятельности кото­рой созданы документы, ее статус (органы законодательной и исполнительной власти, другие государственные и негосударственные организации, общественные объедине­ния и др.). Ценность документов определяется с учетом, как особой роли организации, так и ее типового характера в системе органов власти и управления, в промышленно­сти, науке и культуре, значимостью выполняемых ею функций.

При проведении экспертизы необходимо обратить особое внимание на документы, относящиеся к начальному этапу развития организации, когда закладывались основы ее деятельности, и документирование было минимальным. Также тщательного отбора требуют документы периода реорганизации (с изменением функций), ликвидации организации, так как в эти периоды часто проис­ходит утрата документов. Следует внимательно подходить к отбору документов терри­ториальных органов организации, если они включаются в единый фонд, которые по­зволяют всесторонне отразить деятельность организации.

К критериям содержания документа относится значимость информации документа,  его уникальность, типичность документа. Наибольшую ценность среди документов, образующихся в деятельности органи­зации, имеют документы, отражающие основную деятельность организации в целом и ее структурных подразделений (вопросы организации работы, планирование и отчетность, основные направления деятельности, контроль и др.). Другая группа документов имеет вспомогательный характер, большую часть которой составляет первичные бух­галтерские документы, документы по вопросам снабжения организации, бытовым и административно-хозяйственным вопросам.

При проведении экспертизы необходимо также учитывать значимость события, отраженного в документах организации.

. На постоянное хранение отбираются документы, в которых информация представ­лена в наиболее обобщенном виде, например, сводные доклады, отчеты, справки, ос­нованные на первичных документах. Однако при отсутствии подобных материалов на хранение могут оставляться первичные документы, например, отчеты, справки, ин­формации структурных подразделений. Кроме того, на хранение оставляются первич­ные (поглощенные) документы, если в них содержаться конкретные сведения, которые могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и не находят доста­точного отражения в сводных документах. Конкретный вид документа предполагает определенный уровень содержащейся в нем информации, так наибольший интерес представляют распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и др.), протоколы колле­гиальных органов, перспективные планы и программы, сводные отчеты и аналитиче­ские справки и др.

С целью всестороннего и полного отражения деятельности организации при формировании ее архивного фонда необходимо комплексное применение критериев экспертизы ценности документов.